Innledning

Hetlevik Il ønsker å tilby gode opplevelser gjennom aktiviteter, arrangementer og reiser, men kriser og ulykker kan oppstå. Beredskapsplanen har til hensikt å skape trygghet hos deltagere, pårørende og ledere, samt redegjøre for handlingsplan dersom en alvorlig situasjon skulle oppstå.

Planen skal:

– Klarlegge ansvar og fordeling av arbeidsoppgaver tilknyttet kritiske situasjoner.

– Beskrive håndtering av forulykkede, pårørende, tillitsvalgte og eventuelt media.

Beredskapsplanen trer i funksjon ved enhver krisesituasjon som involverer medlemmer av Hetlevik Il på arrangementer eller andre aktiviteter hvor idrettslagets medlemmer deltar som et medlem av Hetlevik Il.

I tilfelle av at en alvorlig ulykke oppstår, skal klubbens beredskapsgruppe tre i funksjon. Gruppen ledes av beredskapsleder.

Definisjoner

Krise:

Med krise menes en uventet hendelse som rammer mennesker eller verdier på en uønsket, skadelig måte. En krise kan oppstå på grunn av uhell og ulykker, eller den kan oppstå på grunn av bevisste, planlagte handlinger som f.eks. sabotasje.

Beredskap:

Med beredskap menes forberedte planer og tiltak som bedrer Hetlevik Il sin evne til å handle raskt og riktig i krisesituasjoner.

Beredskapsgruppe:

Med beredskapsgruppe menes Hetlevik Il sin interne beredskapsgruppe. Beredskapsgruppen består av styreleder, nesteleder og styremedlemmene leder hus/bane og sportslig leder. Ved reiser eller arrangementer i regi av Hetlevik Il skal en i støtteapparatet for reise/arrangement være utnevnt beredskapsansvarlig. I krisesituasjon vil denne beredskapsansvarlig lede beredskapsarbeidet, til beredskapsgruppen i Hetlevik IL er operativ.

Varsling/Nødtelefoner:

Dersom en krisesituasjon oppstår, varsles politi, brann, lege eller sykehus direkte.

NØDTELEFONER:

BRANN: 110

POLITI: 112

AMBULANSE: 113

Askøy legevakt: 56 14 14 00

Psykiatrisk hjelp formidles via legepersonell på stedet /ved sykehuset eller via politiet.

Dette skal du opplyse om:

1. Hvem ringer?

2. Telefonnummeret du ringer fra

3. Hva har skjedd?

4. Når skjedde det?

5. Har du varslet andre?

6. Aktuelle telefonnummer

Ved ulykkesstedet

Følgende prioritering gjelder på ulykkesstedet:

1. Redde og sikre menneskeliv
2. Varsle nødetatene
3. Varsle styreleder
4. Sikre seg best mulig oversikt over situasjonen
5. Ivareta pårørende
6. Sikre intern og ekstern informasjon
7. Sikre materielle verdier
8. Ta vare på involverte

Beredskapsgruppe

Når en alvorlig ulykke har oppstått, må klubbkontoret være bemannet også utenfor ordinær kontortid. Klubbkontoret fungerer som sentral og møtested.  

Beredskapsgruppen – 2020:

Funksjon	Rolle	Navn	Mobil
Beredskapsleder	Styreleder	Monica Lund
Beredskapsmedlem (og leders stedfortreder)	Nestleder	Anette Paulsen
Beredskapsmedlem	Sportslig leder	Stefan Hatland
Beredskapsmedlem	Leder hus/bane	Magnus Åsheim

Beredskapsgruppen har følgende oppgaver:

• Leder styrer beredskapsgruppen og arbeidet som gjøres i denne.
• Leder har det overordnede ansvaret i krisesituasjoner og er Hetlevik IL sin talsperson ved kriser og ulykker, og er den som skal uttale seg til media.
• Han/hun kan delegere ansvaret til nestleder, eller annet medlem i styret.
• Nestleder overtar det overordnede ansvaret ved leders fravær.

Oppgaver	Ansvar
Åpning og betjening av klubbkontor/telefon, pc	Først ankommet beredskapsmedlem
Innkalling av øvrige medlemmene i beredskapsgruppen.	Beredskapsleder
Organisering av arbeidsoppgavene	Beredskapsleder
Se over at man har alt utstyr man trenger for å gjennomføre oppgaver.	Beredskapsmedlem
Oppsøke ulykkesstedet	Beredskapsleder/avdelingsleder
Kontakte politi/brannvesen	Beredskapsleder/avdelingsleder
Vurdere om berørt avdeling/lag vil ha behov for å samles, og eventuelt om det er behov for prest eller kommunens krise- støttegruppe i den forbindelse.	Beredskapsleder/avdelingsleder
Media kontakt	Beredskapsleder
Kontakt med pårørende, vurdere behov for pårørendesenter	Beredskapsleder
Informasjon til pårørende	Beredskapsleder
Vurdere om foreldre/spillere på det berørte laget eller avdeling skal informeres. Hvis ja, foreta varsel. NB! Ved dødsfall skal slikt varsel ikke gis før politiet gir klarsignal.	Avdelingsleder i samråd med beredskapsgruppa
Kontakt med øvrige avdelingsledere	Beredskapsleder
Informasjon til klubbens medlemmer	Beredskapsleder
Informasjon til idrettskrets/idrettsråd	Beredskapsleder
Informasjon til skoler	Beredskapsleder

Krisehåndtering

Prosedyrene skilles ved:

1. Svært alvorlig ulykke/hendelse
2. Mindre alvorlig ulykke/hendelse

Ved svært alvorlig hendelse:

1. Innledende vurdering
2. Etablering av beredskapsgruppen
3. Kontakt med personell på hendelsesstedet
4. Kontakt med pårørende
5. Kontakt med massemedier
6. Bistand ved granskning/etterforskning
7. Normalisering

Det er viktig at alle klubbens medlemmer, spesielt mindreårige, blir fulgt opp i tiden etter hendelsen. Det anbefales at klubbens ledelse utarbeider informasjon som distribueres gjennom hvert enkelt lag sitt støtteapparat.

Ved mindre alvorlig ulykke/hendelse:

Ta utgangspunkt i «Svært alvorlig ulykke/hendelse» og vurder hvilke tiltak som skal settes i gang.

Orientering:

Straks en er klar over at det har skjedd en ulykke, må leder for beredskapsgruppen orientere seg om alle forhold som har betydning for innsatsen, hva slags ulykke det dreier seg om, om det er liv og helse i fare, hvilke ressurser en har til rådighet og så videre.

Stikkord:

• Hva har skjedd?
• Hvor skjedde ulykken?
• Når skjedde ulykken?
• Hvem er involvert?
• Hvilke skader på person/materiell?
• Hvilke tiltak er allerede iverksatt?
• Hva er problemet?
• Hvordan kan hendelsen utvikle seg?
• Hvilken tid har vi til rådighet?
• Hvordan skal vi løse situasjonen?
• Hvilke tiltak skal vi iverksette? Iverksette tiltak før jo heller!

Risikovurdering:

Det må vurderes hvilken risiko som finnes, hva som er den største trusselen og hva som må gjøres for å forhindre at skaden øker. Situasjonsbedømmelsen kan forandres etter hvert som situasjonen utvikler seg. Selv om lederen bedømmer risikoen for innsatspersonellet, må hver enkelt ta endelig ansvar for sin egen sikkerhet. Egensikkerhet er meget viktig, vi kan ikke gjøre en jobb dersom vi ikke tar vare på oss selv.

Beslutning:

Beslutningen må tas på grunnlag av hva som bedømmes å være viktigst. Første bud for innsats er å redde, deretter å begrense og bekjempe.

Ordregiving:

En ordre er en klar, konsis og lettfattelig beskjed om å sette en beslutning ut i livet. Ordren må fremføres på en sikker måte som ikke gir rom for tvil eller diskusjon. Men det må være anledning til å stille spørsmål om hvordan den skal utføres. Ordrene bør ikke gripe lenger frem i tid enn det en har umiddelbar oversikt over.

Loggføring, dokumentasjon og arkivering:

Vedtak om etablering av beredskapsgruppe, innkalling og vedtak i gruppen, samt alle meldinger inn og ut skal loggføres på en slik måte at det kan dokumenteres og arkiveres. Tidspunkt, melding/vedtaksinnhold, aksjon skal fremgå.

Informasjonsarbeid ved kriser

All erfaring viser at informasjon er avgjørende for god krisehåndtering. Ved kommunikasjon handler det om troverdighet, hindre uklarheter internt og eksternt, samt skape orden i noe som kan virke kaotisk. På tur eller andre arrangementer må idrettsklubben til enhver tid ha en liste med telefonnummer til medlemmers foreldre og foresatte. Dersom det er en svært alvorlig ulykke som skjer, vil dette skape medieinteresse. Det er viktig at all informasjon til medier går gjennom den samme personen. Dette må gjøres for å sikre at riktig informasjon gis ut. Det er styreleder som har hovedansvar for informasjonsarbeidet ved kriser.

Huskeregler for all informasjon:

• Påpek alvor uten å skremme
• Vis ansvar uten å ta skyld
• Avgrens uten å bagatellisere
• Vis alltid medfølelse

Særlig fire spørsmål er sentrale når det har skjedd en ulykke som den informasjonsansvarlige må svare på:

• Hendelsesforløpet og omfang av menneskelige og materielle skader
• Årsak og skyld
• Sikkerhet
• Konsekvenser for Hetlevik IL

Hvem skal informeres?

Informasjon til pårørende:

Beredskapsleder har ansvar for kontakt med de pårørende. Ved dødsfall skal imidlertid informasjonen alltid gis av offentlig instans, dvs. politi eller prest. . Etter en ulykke er det et stort behov for informasjon overfor de pårørende. Disse har erfaringsmessig et øyeblikkelig behov for informasjon om ulykkessituasjonen og hendelsesforløpet.

Vær imøtekommende og gi de pårørende all mulig hjelp. Hvis bekreftede opplysninger foreligger, informer nøkternt om hendelsesforløpet. Spekuler ikke i årsak til ulykken.

Beredskapsleder vurderer om en representant fra NIF skal kontaktes for å reise til et eventuelt krisested i den grad det er behov for støtte av involverte/pårørende på stedet. Telefonnummeret til NIF er 21 02 90 00. Det skal også vurderes å åpne egne lokaler for pårørende som ønsker å oppholde seg i nærheten av beredskapsorganisasjonen/krisestedet.

Informasjon til klubbens medlemmer:

Alle typer av hendelser vil oppta de som er rundt den skadde/utsatte personen. Lagspillere vil naturligvis vite hvordan ting skjedde og hvordan det går. Etter 1.prioritering som er å ta hånd om den skadde skal trener/lagleder etter godkjenning fra beredskapsleder i neste rekke prioritere informasjon til lagspillerne og andre rundt den skadde.

Informasjon til klubben:

Alle typer skade skal i etterkant rapporteres til Hetlevik Ils styre. Ved mindre alvorlige ulykker/hendelser er det nok å rapportere skaden pr. mail til post@hetlevikil.no

Nødvendig informasjon;

• Lag
• Navn på spiller
• Kort beskrivelse av skaden og skadeforløpet
• Kort beskrivelse av håndteringen av ulykken

Informasjon til media

Det er ikke klubbens oppgave å informere utad om en ulykke eller hendelse. Derimot skal leder holde seg orientert om at politiet gjør det. I samråd med politiet tar man en avgjørelse på når og hvordan informasjon skal gis internt. Bortsett fra umiddelbare kommentarer om bekymring og sorg over det som har skjedd, bør leder i første omgang overlate til politiet å informere media. Det er viktig at ingen ansatte eller medlemmer oppgir navn på andre i klubben som er involvert i ulykken eller hendelsen. Fotografier og opplysninger skal heller ikke formidles.

Oppfølging etter den akutte krisen

Oppfølgingsfasen overfor pårørende

• Vurder å arrangere en minnestund f.eks. dagen etter ulykken.
• Overbring blomster eller annen form for hilsen til de pårørende, helst personlig ved representant for klubbens ledelse.
• Klubben bør være representert ved begravelse/bisettelse så sant slik deltakelse ikke er uønsket av pårørende.
• Krans og bårebukett fra klubben.
• Vurder oppfølging av pårørende i tiden etter ulykken.

Oppfølgingsfasen overfor den skadede

• Denne aktiviteten koordineres av avdelingsleder
• Besøk skadede på sykehus.
• Send blomster til skadede og deres familie.
  Orienter om klubbmedlemmers forsikring

Oppfølgingsfasen overfor klubbens medlemmer

• Denne aktiviteten koordineres av styreleder.

• La klubbens deltagere i det aktuelle arrangementet få være sammen den første tiden etter ulykken. Legg til rette for at de kan snakke sammen om sine reaksjoner. Informer grundig om hva som har skjedd, og om hva som vil skje fremover.

• Sjekk behovene for særlige tiltak ut over det som det tradisjonelle hjelpeapparatet stiller opp med. Dette kan være samtale med kvalifisert personale i forbindelse med sorg- og krisereaksjoner. Glem ikke at også andre enn de som er fysisk skadet, kan føle seg involvert i hendelsen, og derfor trenger oppmerksomhet og egnede tiltak.
• Gi relevant informasjon via klubbens hjemmeside og facebookside.

Debrifing

Den første tiden etter en alvorlig hendelse preges ofte av hjelpeløshet og sterke følelser. Konsekvensen er at de involverte ofte på eget initiativ kontakter kompetente fagfolk og samtidig takker ja til tilfeldige tilbud, uavhengig av politiet sitt råd og vurderinger. Politiet og kommunen med sitt psykososiale kriseteam bør alltid involveres i arbeidet med å oppsøke kompetente fagfolk.

Debrifingen bør ledas av profesjonelle og gjennomføres 1-2 døgn etter hendelsen. Dette skal vere et samlingssted for pårørende og involverte. Debrifingen er frivillig og åpnar for samtale rundt de tanker og følelser som er forbundet til hendelsen. Hetlevik IL kan, i samarbeid med politiet, hjelpe med å finne aktuelle aktører til å gjennomføre debrifing. Profesjonelle aktører har den erfaring som en slik situasjon krever, samt et våkent blikk for hvem av de involverte som eventuelt trenger videre oppfølging. Det bør også gis informasjon om hvor det er hjelp å få, om det skulle vere behov for videre oppfølging.

Det er viktig at ledelsen i HetlevikIL er til stede for arrangør og pårørande.

Oppsummering og evaluering

Beredskapsleder har ansvar for at det etter at beredskapssituasjonen er over, snarest mulig foretas en oppsummering, evaluering. Det skal utarbeides en skriftlig rapport av hendelsen og beredskapsarbeidet.

Intern informasjon, oppdatering og revisjon

I forkant av årsmøtet skal beredskapsplanen evalueres.

På første styremøte etter årsmøtene skal beredskapsplanen gjennomgås.

Beredskapsplanen skal være tilgjengelig på klubbens hjemmesider